Gestão do Tempo

Aqui vão algumas dicas para melhor gerir o seu tempo ... ele passa por nós a correr . Há que saber aproveitá-lo da melhor forma. 

1. Estabeleça os objectivos com clareza          

Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça das suas metas.

2. Faça uma lista diária e priorize as actividades

Coloque diariamente, numa folha de papel ou na sua agenda (pode ser notebook), todas as actividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim poderá controlar o desenvolvimento dos trabalhos, em vez de perder tempo com assuntos menos importantes.

Uma folha de planeamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades, tanto de actividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos.

3. Delegue

Delegue tarefas a começar pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também actividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. Delegando você estará livre para voos mais altos e fazer coisas mais nobres.

4. Saiba tomar decisões

Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O Quê? Quando? Por Quê? Onde? Quem?Quanto? Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão. Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto.

5. Saiba dizer NÃO

Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Trabalhar muito é uma coisa mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (o seu chefe, por exemplo) lhe quiser dar mais um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e se mesmo assim o seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas actividades que você já estava a desempenhar.

6. Seja breve ao telefone

Telefonemas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá directo ao assunto, seja breve e objectivo, sem entretanto perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contacto. A menos que você seja relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema. Imunize-se também contra interrupções telefónicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião.

Peça à secretária – ou a alguém – para anotar o número e ligue mais tarde.

7. Faça reuniões produtivas

Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, no final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projectos) e as datas de realização.

8. Evite o perfeccionismo

"O perfeito é inimigo do óptimo", diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que deve ser impecável. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser procurado quando for realmente imprescindível.

9. Saiba como usar a sua energia trabalhando a seu favor

Todos temos um "relógio biológico" que regula o nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que a nossa capacidade de raciocínio e criatividade atingem o seu auge entre as oito e as onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré.

De manhã, sempre que possível, execute actividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projecto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contactos essenciais etc. À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.

10. Organize-se

Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas actividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de afectar períodos de tempo sem que haja várias interrupções.

Divida-as em etapas menores e depois complete-as passo a passo. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, sentir-se-á gratificado ao perceber que já completou uma parte do projecto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

11.Saiba o que fazer com os papéis

Se você colecciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:

a. Deitar Fora. Pergunte-se: "Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo?" Se a resposta for "nada", então deite ao lixo. Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

b. Transferir. Transfira os papéis que não são da sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado etc. e que poderão ser de utilidade a eles.

c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel tome logo, desde que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se não puder executar as tarefas, então delegue-as a alguém.

d. Arquivar. Se o papel tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

12. Pratique a relação 80/20.

Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações. Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas actividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade. Descubra também quais as picuinhas, rotinas e actividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas lavá-lo-ão à improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho. É bom lembrar que os muito bem sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem sucedidos: eles trabalham de uma forma mais inteligente.

Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que

aprender a ma esgrimir como fantasma do tempo.

(adaptado) in Manual do Chefe em Apuros, Ernesto Artur Berg, www.quebrandobarreiras.com.br